De overgang van de bespreekfase naar de afspreekfase is geen harde lijn maar meer een stippellijn met mogelijk ook overlap. Kort samenvatten wat er is besproken geeft een gezamenlijk uitgangspunt en is een check om te zien of alles ook wel echt is besproken en of dat je doorgaat naar de afspreekfase. Maar eerst nog even terug.
De aanspreekcirkel is ontstaan vanuit de ineffectiviteit van de interactie tussen mensen met als gevolg dat elkaar aanspreken niet plaatsvond of teveel een kritische, negatieve toon had of als zodanig werd opgevat. Deze gesprekken beginnen veelal met wat iemand van iets of iemand vindt en direct gevolgd door wat iemand van iemand of iets wil (bereiken) zonder na te vragen wat er speelt, wat iemand precies bedoelt en hoe dat voor diegene is. Met als gevolg dat er onvoldoende naar elkaar geluisterd werd en de argumenten niet gehoord werden of vakkundig in de ja-maar hoek werden gezet.Mensen voelden zich hierdoor niet gehoord, niet gezien en niet serieus genomen.
Afspraken werden rationeel gemaakt zonder check hoe iemand er nu echt in zit. Er was geen oog voor de belangen van eenieder. Hoewel er, vaak al in het begin van het gesprek, gevraagd werd wat er nodig is om afspraken na te komen, was de verbinding met elkaar weg en moest de eigen verantwoordelijkheid het werk doen. Natuurlijk kwam er vaak iets tussen dat breed werd uitgemeten in de feedback bij het aanspreken, als dit gebeurde, gebeurde het niet op een waarderende manier.
De methodiek van de aanspreekcirkel heeft als doel om elkaar op een waarderende manier aan te spreken. Dit geeft het beste ontwikkel- en leereffect. Door elkaar te zien en serieus te nemen ontstaat een verbinding die als fundament dient om met elkaar afspraken te maken.Afspraken waar iedere betrokkene achter kan staan en die daardoor ook gedragen wordt. Dit levert het beste resultaat op.
Het antwoord op de vraag 'hoe zit je erin?" (of een variant hierop) is de opening voor de afspreekfase. Hebben de argumenten, standpunten en belangenuitwisselingen geleid tot een andere afweging over de te maken afspraken, over wat er moet gebeuren en wat er daarvoor nodig is?
Het vraagt ook hier moed om van je standpunten af te wijken en om opgedane nieuwe inzichten mee te nemen. Het kan voelen als toegeven aan, misleid worden, overrompeld worden en gezichtsverlies lijden. Als dat gevoel opkomt is het zaak om je hierover uit te spreken. Ergens is er in de vorige fase iets niet voldoende uitgesproken of besproken. En wat als het vastzit? Willen en vinden liggen dan mijlenver uit elkaar en onbegrip over en weer blijft. Van afspraken maken zoals hier bedoeld is dan geen sprake. Het hangt van de situatie, de omstandigheden en ook de hiërarchische verhoudingen af hoe dan verder. En dat gaat van afspraken maken (tegen beter weten in), time out nemen en als de urgentie er om vraagt naar gewoon doordrukken door degene die druk kan zetten.
De afspreekfase zoals bedoeld in de aanspreekcirkel gaat uit van ruimte om afwegingen te maken en te beïnvloeden en beïnvloed te worden om gedragen afspraken te maken vanuit het gevoel van in verbinding zijn met elkaar. Verbinding die naast zaken als afstemming gevoed wordt door met elkaar begaan zijn, door rekening te houden met elkaar en iets voor elkaar over hebben, ook al gaat dat mogelijk ten koste van jezelf. Het voedt de verbinding door vertrouwen en legt een stevige basis.
Deze fase is niet om het uitspreken en bespreken nog eens dunnetjes over te doen. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar is het niet. Door hier scherp op te zijn voorkom je dat de afspreekfase ontaardt in een oeverloze besluiteloosheid. In de afspreekfase gaat het om oplossingsgerichte en specifieke vragen (of varianten hierop) te stellen:
In de afspreekfase gaat het om vragen die variëren van heel concreet: 'Wat spreken we af'?'Wat zijn mogelijke oplossingsrichtingen?' tot vragen als: 'Hoe zie jij het voor je? 'Wat heb je nodig? Wat is een passende eerste stap?' Wat zijn de consequenties in geval van wel of niet kiezen? De aard van de vragen hangt af van de complexiteit van de te maken afspraken en keuzes en de mate van impact die beslissingen hebben. Mocht toch blijken dat er nog onduidelijkheden zijn dan is een stap terug naar bespreken of uitspreken op zijn plaats.
Afspraken maken is geen eenrichtingsverkeer. Het is over en weer afwegen, bedingen en samen verantwoordelijkheid nemen. Dit betekent aan de ene kant verantwoordelijkheid nemen voor het nakomen van de afspraken, dan wel communiceren als er iets tussen komt of blijkt niet haalbaar te zijn (en dat is nogal eens het geval). En aan de andere kant verantwoordelijkheid nemen voor wat er nodig is om de afspraken haalbaar te maken.
De aanspreekcirkel is min of meer een natuurlijk proces van op een positieve manier met elkaar omgaan, met elkaar in gesprek gaan. Het kan een hele kleine cirkel zijn die als vanzelfsprekend gevolgd wordt en afspraken worden dan op een natuurlijke manier gemaakt. Zeker als je goed op elkaar ingespeeld bent gaat dit op een onbewust bekwame manier. Je weet wat er speelt, je deelt wat je vindt en wilt, en je weet van elkaar hoe je erin zit, wat je aan elkaar hebt en wat er moet gebeuren.Besluiten, keuzes en afspraken worden makkelijk gemaakt. Wat er nodig is en hoe je het gaat doen volgt als vanzelf.
Beinvloed worden en beïnvloeden speelt als de belangen niet overeenkomen (of tegengesteld blijven), als de prioritering niet parallel loopt, tijdlijnen, deadlines van elkaar verschillen en ga zo maar door. Hoe goed de uitspreek- en bespreekfase ook mogen verlopen, er blijven 'conflicts of interest' bestaan. Kortom, er moeten besluiten worden genomen en afspraken worden gemaakt. Hoe groter de groep, hoe meer deze verschillen zich voordoen. Het bereiken van een gedragen besluit en dito afspraken is de uitkomst van elkaar op een constructieve manier beïnvloeden.
Iedereen heeft zijn eigen voorkeur beïnvloedingstijl. Het is goed om deze van jezelf te weten. In de link vind je de verschillende invloedstijlen met de bijbehorende effecten. De uitkomst van dit beïnvloedingsproces is een besluit dat vertaald is naar gemaakte afspraken.
Commitment en vertrouwen
Wat je nodig hebt van de ander begint ook weer bij je uitspreken over wat je nodig hebt om afspraken waar te maken. Dit kan variëren van tijd, middelen, training, begeleiding, coaching, ondersteuning, kennis, maar ook aandacht en commitment van collega's of leidinggevenden. Hoe je het gaan doen is een vraag die je aan jezelf stelt. Je maakt bijvoorbeeld je afspraken SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) of in de vorm van slow- en fast wins met of zonder budget. Het gaat over de manier waarop je afspraken gaat waarmaken. Je maakt ook bijvoorbeeld een eigen planning of je hebt een dagelijkse scrum of stand-up waarin je de deelacties, mijlpalen en planning deelt. Je spreekt je uit over de voortgang en haalbaarheid, over wat er allemaal tussenkomt of dreigt te komen en je stemt af met anderen. Het is belangrijk om na te gaan wat voor jou het beste past om afspraken waar te maken. Het kan ook zomaar zijn dat je verder niets nodig hebt en gewoon begint. Er kan ook voor gekozen worden om gewoon te starten. Experimenteer, werk vanuit je eigen kracht en zorg voor goede feedback, evaluatie en reflectie (aanspreekfase).
Het fundament onder de afspraken is het vertrouwen in elkaar, met elkaar begaan zijn, iets voor elkaar over hebben, iets voor elkaar laten: verbinding voelen.
Samenvattend gaat het in de afspreekfase om het stellen van oplossingsgerichte vragen (of varianten hierop):
Afhankelijk van hoe de aanspreekcirkel wordt ingezet kan dit themagericht, situatiegericht, mensgericht of organisatiegericht zijn. Het einddoel van het werken met de aanspreekcirkel is van binnenuit, vanuit ieders eigen regie, samen ontwikkelen, uitdagingen aangaan en daarbij besluiten nemen en afspraken maken. Afspraken krijgen hierdoor meer kracht en de kans van slagen neemt sterk toe. Over afspraken die gaan over je gedrag om meer gebruik te maken van je ontwikkelvermogen is het belangrijk om in gesprek te blijven en aan te geven (jezelf uitspreken) als het niet lukt met het andere gedrag.
De aanspreekfase als einde en start van de cirkel draagt het meeste bij aan leren en ontwikkelen.Door dit waarderend te doen, de beweging eerlijk zichtbaar te maken, ga je sneller en meer gebruik maken van je ontwikkelvermogen.
LIN Masterclass ‘Coachen met de aanspreekcirkel'
Ontdek de kracht van de aanspreekcirkel voor coaching tijdens onze online LIN Masterclass. Ontdek hoe deze vernieuwende methode bijdraagt om meer uit je talenten en capaciteiten te halen.
Wat is er anders en uniek om je aan te melden?
Datums: 16 mei 2024, 6 juni 2024, 12 september 2024
Tijd: 09.00 - 10.00 uur
Deelnemers: maximaal 20 per keer
Tarief: gratis
Locatie: via Zoom